К началу XXII XXI века большинство российских предприятий наконец-то завершило процесс автоматизации оперативного и бухгалтерского учета. Кто-то раньше, кто-то позже, кто-то использует собственные разработки и постоянно кормит карманный штат программистов, кто-то использует сторонние системы и периодически рвет на руках голове волосы от невозможности подстроить систему под свои «хотелки».
Так или иначе, но процесс автоматизации оперативного и бухгалтерского учета в России можно считать если не завершенным, то, по крайней мере, устоявшимся. Данные вводятся, печатные формы, э… формируются, балансы сдаются — проверяющие органы удовлетворены чуть более, чем полностью. Казалось бы, пора смахнуть пот со лба и почивать на лаврах.
Но (вечно это «но»!) реальность такова, что российская система бухгалтерского учета ориентирована исключительно на удовлетворение нужд всевозможных проверяющих и контролирующих государственных органов. Получить реальное представление о том, что и как происходит внутри предприятия или организации, используя данные только бухгалтерского и/или оперативного учета, практически невозможно.
Для реального управления и контроля процессов, протекающих внутри организации, нужна четко налаженная система документооборота. Любой механизм будет работать слаженно и без сбоев тогда и только тогда, когда каждый его винтик будет вращаться в правильном направлении и строго в нужный момент времени.
Вот здесь на помощь руководителям и приходит система электронного документооборота (СЭД). Вопреки устоявшемуся мнению, внедрение СЭД — это не только сокращение потоков бумажного документооборота (и, как следствие — сокращение потребления бумаги), но и, в первую очередь, строгая регламентация автоматизируемых бизнес-процессов. Любой бизнес-процесс, подвергшейся автоматизации, гарантированно станет более прозрачным и управляемым за счет назначения ответственных за каждый этап и возможности регламентации времени на выполнения каждого этапа.
Вообще, внедрение системы электронного документооборота дает много других положительных эффектов:
- использование ЭЦП и, как следствие, освобождение от завала бумаг;
- снижение расходов на бумагу и оргтехнику;
- повышение исполнительской дисциплины сотрудников;
- возможность внедрения показателей деятельности сотрудников;
- повышение скорости и качества обслуживания клиентов;
- организация единого порядка работы с документами;
- коллективная работа с информацией;
- повышение скорости принятия управленческих решений;
- оперативный доступ к любым документам;
- оптимизация численности сотрудников;
- повышение степени взаимозаменяемости сотрудников;
- исключение потери документов;
- сокращение сроков исполнения документов;
- обмен электронными документами с другими организациями.