IT-компания
Бизнес-Альянс
Рус Eng

Автоматизация и внедрение

Альберт Эйнштейн говорил:  «Никакую проблему нельзя решить на том же уровне, на котором она возникла. Нужно стать выше этой проблемы, поднявшись на следующий уровень»

DIRECTUM: предпосылки к внедрениюК началу XXII XXI века большинство российских предприятий наконец-то завершило процесс автоматизации оперативного и бухгалтерского учета. Кто-то раньше, кто-то позже, кто-то использует собственные разработки и постоянно кормит карманный штат программистов, кто-то использует сторонние системы и периодически рвет на руках голове волосы от невозможности подстроить систему под свои  «хотелки».

Так или иначе, но процесс автоматизации оперативного и бухгалтерского учета в России можно считать если не завершенным, то, по крайней мере, устоявшимся. Данные вводятся, печатные формы, э… формируются, балансы сдаются — проверяющие органы удовлетворены чуть более, чем полностью. Казалось бы, пора смахнуть пот со лба и почивать на лаврах.

Но  (вечно это  «но»!) реальность такова, что российская система бухгалтерского учета ориентирована исключительно на удовлетворение нужд всевозможных проверяющих и контролирующих государственных органов. Получить реальное представление о том, что и как происходит внутри предприятия или организации, используя данные только бухгалтерского и/или оперативного учета, практически невозможно.

Для реального управления и контроля процессов, протекающих внутри организации, нужна четко налаженная система документооборота. Любой механизм будет работать слаженно и без сбоев тогда и только тогда, когда каждый его винтик будет вращаться в правильном направлении и строго в нужный момент времени.

Вот здесь на помощь руководителям и приходит система электронного документооборота  (СЭД). Вопреки устоявшемуся мнению, внедрение СЭД — это не только сокращение потоков бумажного документооборота  (и, как следствие — сокращение потребления бумаги), но и, в первую очередь, строгая регламентация автоматизируемых бизнес-процессов. Любой бизнес-процесс, подвергшейся автоматизации, гарантированно станет более прозрачным и управляемым за счет назначения ответственных за каждый этап и возможности регламентации времени на выполнения каждого этапа.

Вообще, внедрение системы электронного документооборота дает много других положительных эффектов:

  • использование ЭЦП и, как следствие, освобождение от завала бумаг;
  • снижение расходов на бумагу и оргтехнику;
  • повышение исполнительской дисциплины сотрудников;
  • возможность внедрения показателей деятельности сотрудников;
  • повышение скорости и качества обслуживания клиентов;
  • организация единого порядка работы с документами;
  • коллективная работа с информацией;
  • повышение скорости принятия управленческих решений;
  • оперативный доступ к любым документам;
  • оптимизация численности сотрудников;
  • повышение степени взаимозаменяемости сотрудников;
  • исключение потери документов;
  • сокращение сроков исполнения документов;
  • обмен электронными документами с другими организациями.